Datová schránka – přihlášení, jak založit, kdy je povinná, výhody a nevýhody

Datová schránka – praktický pomocník, ochotný sluha, nezbytnost, nebo nepříjemná povinnost? Odpovědí je: od každého něco. V současné technické společnosti se bez ní neobejde žádný podnikatel, firma, ale ani samostatně výdělečná osoba. Co ale přináší majiteli? Jak a kdy si ji zařídit? A jak datová schránka funguje?

Zřízení datové schránky může v novém majiteli budit různé otázky. Na některé lze odpovědět snadno.

Datová schránka v několika bodech:

• Nahrazuje tištěné dokumenty v komunikaci s úřady.
• Pro podnikatele i fyzické osoby je základní služba bezplatná.
• Funguje bez ohledu na úřední hodiny, nonstop 24 hodin denně 7 dní v týdnu.
• Doručení pošty skrze schránku je bez časové prodlevy.
• Je přístupná skrze internet z libovolného místa na světě.
• Pro mnoho občanů je zákonem povinná.
• Je primárně určena podnikajícím fyzickým osobám a právnickým osobám, zřídit si ji ale může každý občan starší 18 let, který není zbaven svéprávnosti, případně není ve výkonu trestu.

Datová schránka je elektronickou náhradou důležitých poštovních zásilek. Jak je to s jejím běžným provoz i specifiky?

Co je datová schránka?

Jedná se o elektronický doručovací systém, který slouží jako prostředek pro oficiální komunikaci mezi občany, firmami a veřejnou správou (úřady, soudy, dalšími státními institucemi).

Lze ji chápat jako elektronickou obdobu doporučené zásilky nebo klasické poštovní schránky, ale s vyšší mírou zabezpečení a právní vahou. Měla by umožňovat snadnou a rychlou komunikaci.

Pokud je datová schránka zřízena, jedná se o přednostní datový komunikační kanál. Povinností veřejných orgánů je zasílat korespondenci primárně právě tímto způsobem. Samotné zřízení datové schránky je bezplatné. Další podmínky závisejí na druhu komunikace, k níž majitel schránku využívá.

Jak funguje datová schránka?

Datová schránka funguje podobně jako e-mail, ale s právní váhou doporučené zásilky. Podnikajícím osobám byla schránka zřízena automaticky, celkově má sloužit k pohodlnější komunikaci s úřady a přístupu k dalším eGovernment službám. Správa datové schránky v současnosti probíhá skrze Portál občana nebo aplikaci Datovka.

Pro přihlášení lze využít různé způsoby, pošta je v datovce uchovávána jen po určitou dobu. Ovládání datové schránky je pak už obdobné jako užívání e-mailu.

Zřízení datové schránky

Kdy si zřídit datovou schránku? Inspirací mohou být mnohé výhody, které přináší.

Výhody datových schránek:

• bezkontaktnost jednání s úřady: odpadá cestování, čekání apod.
• žádné náklady na poštovné
• žádné podpisování
• rychlé a jisté doručení
• vysoká míra zabezpečení
• jednoduché ovládání
• snazší dostupnost potvrzení a výpisů

Nepodnikající fyzická osoba datovou schránku může užívat pro osobní potřeby. Založit ji lze zdarma, k tomuto kroku postačí plnoletost osoby zřizujícího. Pro zřízení datové schránky nemusí být uživatel ani občanem ČR. Dostačující je doložení pasu nebo povolení k pobytu a adresa kdekoliv na světě.

Datové schránky OSVČ

Nařízením vlády z roku 2023 je datová schránka povinná pro všechny fyzické podnikající osoby, živnostníky i další osoby samostatně výdělečně činné, bez ohledu na podstatu jejich podnikání.

Ministerstvo vnitra uvádí doslova: „Ze zákona musí mít datovou schránku všechny právnické osoby a podnikající fyzické osoby zapsané v registru osob (OSVČ, právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, SVJ, spolky, OPS,…), advokáti, daňoví poradci, insolvenční správci, statutární auditoři, soudní znalci, předkladatelé a tlumočníci a orgány veřejné moci (úřady, státní správa, samospráva, školy, notáři a soudní exekutoři).“

Všem zmíněným subjektům byla rokem 2023 datová schránka zřízena automaticky a je jejich povinností skrze ni komunikovat. Zda zřízení datové schránky OSVČ skutečně usnadňuje jejich práci, zůstává otázkou.

Daňové přiznání datovou schránkou

Datová schránka umožňuje snazší přístup k výpisům z různých rejstříků (rejstřík trestů, živnostenský, insolvenční, bodové hodnocení řidičů apod.). Jejím prostřednictvím lze také řešit další úkony, například podat daňové přiznání.

Na daňovém portálu lze využít elektronické formuláře pro daný úkol. Ty se po vyplnění a uložení jednoduše nahrají do datové schránky a odešlou příslušnému úřadu jako každá jiná korespondence. Daňové přiznání datová schránka ihned odesílá a je tímto považováno za okamžitě podané.

Je třeba řešit v datové schránce elektronický podpis?

Odpověď zní: Ne. Skrze datovou schránku subjekt komunikuje s úřady jako tzv. ztotožněný uživatel. Během přihlášení je ověřeno, že se jedná skutečně o něj. Ke korespondenci, kterou podává prostřednictvím schránky, se tedy přistupuje jako k úřednímu dokumentu.

Podpis, fyzický ani elektronický, v tomto případě tedy není třeba.

Jak zřídit datovou schránku?

Zřízení datové schránky lze provést několika způsoby. Nejkomfortnějším z nich je online systém, kde se o zřízení datové schránky zažádá přímo na portále k tomu určenému. Zde je třeba se registrovat, podat žádost, a schránka bude neprodleně zřízena.

Dalším způsobem je osobní návštěva kontaktních míst poboček Czech POINT. Osobně je na místě doložena totožnost žadatele a schránka je přímo vyhotovena.

O zřízení datové schránky lze zažádat i písemnou formou, tedy vyplněním příslušného formuláře a jeho zasláním přímo na Ministerstvo vnitra. U této možnosti je ale třeba počítat s časovou prodlevou.

První vstup do datové schránky

Vstupem do datové schránky není třeba se stresovat. Pro mobilní telefony i počítače je k dispozici aplikace Datovka, skrze kterou lze datovou schránku ovládat. Bez instalace se do datové schránky uživatel přihlašuje přímo na webu www.mojedatovaschranka.cz.

Aplikace Datová schránka vstup umožňuje snadno. Pro první přihlášení uživatel zadá přihlašovací údaje, které předtím obdržel poštou či e-mailem. Tím aktivuje účet, změní automatické heslo na vlastní a zadá svou aktivní e-mailovou adresu.

Touto cestou bude v budoucnu informován o obdržených zprávách a dokumentech. Upozornění formou SMS jsou možné rovněž, ale zpoplatněné.

Moje datová schránka – přihlášení

Do datové schránky se lze přihlašovat více způsoby. Liší se od sebe zejména mírou zabezpečení. Vybírat lze z mnoha možností, které jsou stále rozšiřovány. Patří mezi ně:

• přihlášení pomocí uživatelského jména a hesla
• mobilním klíčem
• Identitou občana skrze státní, bankovní nebo kombinované způsoby přihlášení
• SMS kódem, prostřednictvím certifikátů a tak dále.

Tyto způsoby zabezpečení jsou dvoufázové a tedy velmi bezpečné. Některé však mohou být zpoplatněny.

Základní a nejjednodušší způsob přihlášení je ten pomocí uživatelského jména a hesla. Pro větší bezpečnost by měl uživatel volit heslo co možná nejsilnější. Logicky tento snadný způsob ušetří čas a práci, ale může přinést též bezpečnostní rizika. Každý další, složitější způsob tedy znesnadňuje zneužití uživatelských údajů.

Co je ID datové schránky?

Ovládání datové schránky je jednoduché, čerstvého majitele ale mohou zmást nové pojmy. Klíčovým z nich je tzv. ID. Co ID datové schránky je?

Pod pojmem se skrývá rozlišovací identifikátor každé schránky. Zjednodušeně řečeno, je to totéž, co poštovní nebo e-mailová adresa, ale určená pro tuto elektronickou korespondenci.

Identifikátor datové schránky je unikátní alfanumerický kód sestávající běžně z 6–10 znaků. ID datové schránky je veřejně dostupný, nerovná se přihlašovacímu jménu (ani heslu) uživatele.

Pomocí ID se odešle dokument správnému příjemci, je vyhledáván adresát ve veřejném seznamu, slouží k rozlišení jednotlivých schránek. Při písemné komunikaci se toto ID vkládá přímo do pole Adresát.

Jak zjistím ID datové schránky?

Pátráním, jak zjistit ID datové schránky, lze dospět na dvě místa:

ID datové schránky je k dohledání skrze portál https://www.mojedatovaschranka.cz. Zde lze najít sekci Seznam datových schránek a tam už pomocí vyhledávání a zadání názvu firmy, jména osoby, názvu úřadu nebo IČO dohledat ID konkrétní datové schránky. V závislosti na novelizacích zákona však nejsou veškeré údaje vždy veřejně dohledatelné.

Vlastní ID majitele je k dohledání v jeho datové schránce. Po přihlášení do datové schránky by se ID měl zobrazovat v horní části, poblíž jména schránky. K nalezení je též v sekci Nastavení – Údaje o schránce.

Nevýhody datové schránky

Elektronická pošta šetří naše lesy, ale zvyšuje odběr elektřiny? Vedle nesporných výhod stojí i nevýhody datových schránek.

Temným mrakem, který je obestírá, je jejich povinné zavedení. Toto nařízení nezřídkakdy občana postavilo před povinnost, která mu zkomplikovala práci. Zejména v případě, že nebyl zvyklý spravovat své podnikání přes internet. Datová schránka značí povinnost žít on-line.

De facto se zřízením datové schránky automaticky rozumí, že její vlastník internet vlastní, je internetově gramotný a činný. To v reálu rozhodně nemusí být pravidlem.

Jako nevýhoda se může jevit i fakt, že zpráva zaslaná pomocí datové pošty je považována za doručenou automaticky po přihlášení adresáta do systému. Adresát reálně tuto zprávu nemusí otevřít, ale jakožto přečtená je brána.

Za doručenou (tzv. fikce doručení) se považuje též veškerá doručená pošta po uplynutí lhůty 10 dnů. Zpráva opět nemusí být příjemcem přečtena, a přesto je brána jako doručená. Toto nastavení může působit problémy v případě, kdy adresát není delší dobu ve své datové schránce přítomen (dovolená, zdravotní důvody apod.).

Zpoplatněné služby datové schránky

Výhoda či nevýhoda – po třech měsících od doručení dochází v datové schránce k automatickému mazání korespondence. Pro její uchování je tedy třeba učinit opatření. Buď formou zřízení placeného datového trezoru, menší množství lze zálohovat přes Portál občana, nejsnáze pak stažením dokumentů a zálohováním na vlastním hardwaru.

Psát si přes datovou schránku? Proč ne, jen…

Datová schránka má sloužit primárně ke komunikaci s úřady, soudy, státními orgány. Prostřednictvím datové schránky je ale možná komunikace mezi jednotlivými občany, podnikateli, případně s bankami, pojišťovnami apod.

Tento typ korespondence je nabízen pod pojmem „poštovní datové zprávy“. Jedná se o nadstandardní službu a veškerá tato korespondence je zpoplatněna. Výši poplatku určuje Česká pošta. To může být důvodem, proč v těchto případech upřednostnit běžnou elektronickou poštu bez ověření.

Nevýhodou datové schránky se pak může jevit i faktická nemožnost jejího zrušení.

Nevýhody datových schránek lze shrnout do několika bodů:

• fungují výhradně on-line
• vyžadují trvalou vlastní kontrolu, elektroniku, internetové připojení, elektřinu
• systém může poštu považovat za doručenou, aniž by skutečně byla
• korespondence je po uplynutí lhůty mazána
• některé služby jsou zpoplatněné
• schránku nelze zrušit

Zrušení datové schránky

Zavedení datové schránky je záležitostí na celý život. Po jejím zřízení totiž zrušení datové schránky není možné. Za určitých okolností ji lze pouze deaktivovat, a to ještě pouze v případě „dobrovolné“ datové schránky. V případě výkonu trestu je schránka rovněž deaktivována.

Mimo tuto výjimku povinná datová schránka deaktivovat nelze, a to ani v případě pozastavení výdělečné činnosti apod. Jedinou možností, jak znepřístupnit datovou schránku, je naprosté ukončení podnikání. Subjekt je v tu chvíli definitivně vymazán z evidence, a tedy se na něj již nevztahuje povinnost schránku mít. Později bude schránka systémem pravděpodobně smazána.

Pro někoho může být povinné zřízení datové schránky komplikací, jiný v ní najde pohodlný nástroj. Jisté ale je, že digitální komunikace s úřady je dnes realitou.

Jak vznikla datová schránka?

Systém datových schránek existuje v České republice již od roku 2009. Jejich rozšíření a povinné zavedení z roku 2023 zaručuje, že datovou schránkou disponuje stále větší část občanů ČR. Za zřizováním datových schránek stojí Ministerstvo vnitra České republiky, které celý systém spravuje, provozovatelem je Česká pošta.